【離職率算錯不是公式問題，是你定義搞不清楚】
上週我們聊到「哪一天算離職日」的混亂狀況，但其實更常被忽略、導致報表錯誤的，是這個問題：
「誰才算離職？」
實際遇過的狀況：
🔹系統裡狀態顯示 Active，但人其實早就沒上班
🔹有人已經停薪留職半年，系統算在職
🔹有人資料已經有了離職日，但在職報表還有這個人的名字
結果阿
報表裡在職人數、離職人數全錯
主管問數字的時候，完全搞不懂，只好低頭再回去再花了一天時間比對資料
我的清理邏輯
🟠 第一步：盤點人員狀態欄位與狀態
我會先整理出所有系統裡的狀態欄位與現有值，例如：
✅ HRIS 系統
Active → 在職
On Leave → 在職（含留職停薪）
Terminated → 已離職
Retired → 已離職
Contract Ended → 已離職
✅ 各自Excel 報表
Active → 在職
Resignation Pending → 在職（待離職）
Leave Without Pay → 在職
Terminated → 已離職
✅ 薪資系統
Paid → 在職
Unpaid → 在職（可能留停）
Terminated → 已離職
🟡 第二步：定義邏輯「誰算在職？誰算離職？」
在職：真正還在領薪、在人力預算內、可被分配工作的人
離職：完成所有離職程序，不論系統何時關帳
我再把所有狀態手動對齊為這兩類，確認報表分母分子一致
🟢 第三步：建立資料檢查
在資料裡標示：
🔹系統狀態不一致的資料列（例如資料 在HRIS 是 Terminated，但 Excel 是在職）
🔹無狀態資料（缺值）
讓 HRBP 先知道資料該補或該對齊
📊 為什麼這步很重要？
因為如果分母分子定義不對：
🔹離職率數字會失真，HR的資料無信任感可言
🔹跨國家比較時，資料根本無法放一起看，各有各的解釋
📍 下週我們會進入離職資料最頭痛的一環：
「離職原因到底怎麼統一？」
從拼錯字到語意不同，原因清理實戰分享