【離職原因資料一團亂？是分類不清楚】
離職原因常常是主管最關心、HR最想也最好奇的重要依據之一
但當你回去翻找原始資料，可能會看到這些各自特色的原因，以下切身之痛：
🔹同一個原因，有人寫「career」、有人寫「轉職」、有人寫「職涯發展」
🔹有人寫中文，有人寫英文，有人只打兩個字「錢少」
🔹拼錯字、自由填寫、縮寫、大小寫…
🔹「其他」這欄比你想像中還佔很大比例，卻沒人寫清楚原因是什麼
大家文字表達功力一流
這樣的資料會導致什麼問題呢？
🔹無法彙整統計：「離職主因」永遠沒有對焦
🔹資料分類時失準，主管看到圖只會說「類似的原因為什麼要分開？」
🔹無法區分主動離職 vs 被動離職（voluntary/involuntary)
🟠 第一步｜先整理現有的「離職原因原始值」
我會先列出所有實際出現過的內容，像這樣：
工作壓力大、Stress、Too stressful
找到新工作、New job、Career change
薪資低、薪資、薪水、low salary、Money
公司沒未來、發展、無前景、Growth
其他、Others、Unknown、N/A、…
你會發現：一個意思，可能出現十種寫法
🟡 第二步｜建立「標準化分類群組」
我會先設計一組大分類（你也可以根據你公司情況調整）
如圖表
🟢 第三步｜清理與重新分類（Group Mapping）
把所有自由欄位對照到這張表中，轉為「標準原因」→ 最終你的報表就能清楚地顯示：
🔹近三個月主動離職主要原因：薪資、發展
🔹非自願離職佔比：12%
🔹「其他」降低至 5% 以下（因為你清過了）
為什麼這一步很關鍵？
因為主管關心的是：「人為什麼走？」不是一堆「相似的文字雲」，而是可相信的資料
你有遇過離職原因寫得亂七八糟、根本無法統計的情況嗎？
下週，我想收斂這整個資料清理系列，整理 HR 資料清理過程中最常踩的坑、最該培養的習慣與思維
資料清理，從來就不只是格式統一那麼簡單